e-İrsaliyenin Ardından

Cem Onat | 04/08/2020 | (Tüm Yazılar)

Bilindiği gibi Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) e-İrsaliye uygulamasına zorunlu geçiş tarihini ertelemedi ve kapsama giren firmalar için e-İrsaliye kullanma zorunluluğu başlamış oldu. Kovid-19 sürecinde yaşanan piyasalardaki durgunluk, projeyi yapacak çalışanların iş yerine gelememesi gibi sebeplerle piyasada bir erteleme beklentisi vardı. Ancak, muhtemelen yine Kovid-19 sebebiyle GİB e-İrsaliyeye zorunlu geçiş tarihini ertelemedi. Zira Kovid-19 sürecinde yaşadıklarımız dijitalleşmenin önemini bir kere daha ortaya koydu. Elbette ki sevk irsaliyesini gerekli kılan şey fiziki mal hareketidir ve bu sebepten sevk irsaliyesi süreçlerinde kısa vadede tamamen dijital bir ortamdan bahsedemeyebiliriz. Ancak resmi evrak akışı ve yapılacak denetimlerin büyük bir kısmının dijital ortama taşınmasının altyapısının tamamlanmış olduğunu söyleyebiliriz.

Zorunlu e-İrsaliye kullanımı kapsamına giren firmalar projelerini tamamlayamadıkları halde, kendilerine tanınan 1 aylık geçiş süresinde tamamlayabilmek umuduyla 1 Temmuz’da başvurularını yaptılar. Bu yazının yayımlandığı tarihte bile birçok firma olması gereken tam otomasyonu sağlayamadı. Bazı sevkiyat süreçleri için iptidai yöntemlerle ilerlemek durumunda kalındı.

Projeye taslak kılavuzlara göre çok önce başlayanlar en avantajlı durumdaydı. Ancak, o firmalarda da kılavuzlarda değişen maddeler ile ilgili bilgi eksikliklerinden dolayı sıkıntılar yaşandı.

e-İrsaliyeye en hazırlıklı olması gereken sektörler Electronic Data Interchange (EDI) - Elektronik Veri Değişimi kullanan, yoğun sipariş ve sevkiyat veri trafiği olan sektörlerdi (otomotiv, perakende vs.). Bu sektörlerde ana firma, tedarikçi ve lojistik firmaları arasında zaten var olan bir EDI entegrasyonu vardı. Bu tür projelerde EDI dosyasının/mesajının içeriği ana firma tarafından belirlenir ve hangi sahaya hangi bilginin yazılacağı bellidir. Tedarikçilerin çalıştıkları ana firmaların taleplerine göre farklı EDI dosyaları hazırladıkları olmuştur. Ancak ana firma bazında da olsa içerik nettir. E-İrsaliyede de GİB’in kılavuz yayımlaması ile e-İrsaliye dosyasında olması gereken birçok etiketin kullanım şekli ve farklı senaryolar netleştirilmiştir. Ancak bu kılavuzlar sektörel olarak ihtiyaçlara göre farklılık gösteren birçok soruna tam yanıt olamamıştır. Ayrıca e-İrsaliye için gerekli olan bazı önemli bilgiler mevcut sistemlerde tutulmuyordu.

e-İrsaliye projeleri bir süre daha sıcak devam edecek gibi duruyor. Bir çok firma projeyi “tamam, kapattık” diyemeyebilir. Sonradan fark edilen hatalar ya da yanlış anlamalardan dolayı e-İrsaliye dosyasının içeriği düzeltilmek durumunda kalınabilir. Ayrıca ileriki dönemlerde aynı e-Faturada olduğu gibi e-İrsaliye için de yeni düzenlemeler gelebilir.

e-İrsaliye projelerinde bize gelen soru/sorunlardan en çok karşılaştıklarımızdan bazılarını aşağıda bulabilirsiniz. Bu sorunların bir kısmının yanıtı var, bir kısmının da çözümleri başka değişkenlere bağlı, tek bir çözümü yok. Sorunların çözümlerini her firmanın kendi süreçlerine özgü olarak ele almak ve yanıtlamak gerektiği için, bu yazıda sorunların çözümlerine ilişkin genel yanıtlar hazırlanmamıştır. Proje esnasında sorun yaratmış ya da yaratabilecek muhtemel konular vurgulanmıştır.

Teslimatın yapılacağı adres için hangi adres etiketleri kullanılmalı?

e-İrsaliye içerisinde amaca göre teslimat için kullanılabilecek birden fazla adres etiketi var(Örneğin: DeliveryCustomerParty altında, PhysicalLocation altında, Delivery altında.). Çok karmaşık sevkiyat süreçlerine sahip firmalarda hangi etiketin ne zaman kullanılması gerektiğinin netleştirilmesi ya çok zor oldu ya da bu farklı adres bilgileri kâğıt irsaliye ile sevkiyat yapılan dönemlerde kullanılan yazılımlarda detaylıca tasnif edilmiş şekilde mevcut olmadığı için, bu bilgilerin e-İrsaliye belgelerine aktarılması mümkün olmadı.

İhracatta e-İrsaliye olmalı mı? Nasıl e-İrsaliye düzenlenmeli?

Aslında ihracat için yapılan sevkiyatlarda e-İrsaliyenin kullanılması kılavuzlarda açıklanmıştı. Ancak daha önce bu sevkiyatlarını fatura ile yapan firmalar ikilemde kaldılar. Firmanın deposundan çıkan ürünlerin farklı ihracat sevkiyat yöntemlerinden dolayı gümrük alanına gitmeden önce firmanın kontrolünde olmayan alanlarda bekletilmesi ve bu beklemelerin bazen haftalar sürmesi gibi durumlarda e-İrsaliyenin nasıl düzenleneceği gibi konular; düzenlenecek e-İrsaliye, e-Faturada olduğu gibi gümrüğe mi yoksa yurtdışındaki müşteriye mi düzenlenmeli sorusu karışıklık yarattı. Zira uluslararası taşımacılıkta kullanılan, mal ile birlikte hareket etmesi gereken başka resmi evraklar vardı. e-İrsaliyenin çıktısı bunlardan birisi miydi? Düzenlenen e-İrsaliyenin çıktısı alıcısına ulaştığında ekstra karışıklıklara sebep olabilir miydi? Zira e-İrsaliye Türkçe düzenleniyordu ve bu karışıklığı önlemek için e-İrsaliye çıktısında İngilizceye de yer verilmeli miydi? 16 Temmuz’da yayımlanan uygulama kılavuzunda e-İrsaliyenin kime düzenleneceği konusu netleştirildi ama hala net olmayan konular olabilir.

e-İrsaliyeye dahil olmayan kullanıcılara düzenlenen e-İrsaliyede vergi numarasına ne yazılmalı?

Yurtdışında firmalara yapılan sevkiyatlarda ya da e-İrsaliyeye dahil olmayan kullanıcılara düzenlenen e-İrsaliyede teslimat yapılacak firmanın vergi numarasına ne yazılacağı sorulan sorular arasındaydı. Bazıları teslimat yapılacak firmanın gerçek vergi numarasını, bazıları Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcısının vergi numarasını, bazıları ihracat için vergi numarası olarak “2222222222”yi kullandı. Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcısının vergi numarasını düzenleyen firma mı e-İrsaliye içerisine yazmalıydı, yoksa entegratör sanal alıcıya otomatik olarak mı göndermeliydi? 16 Temmuz’da yayımlanan güncel uygulama kılavuzunda bu konuya netlik getirildi.

Teslimat yapılacak adresteki firmanın vergi numarasını nereden bileceğiz?

Özellikle teknoloji ile ilgili sektörler olmak üzere birçok sektörde ana satıcı firma satış kanalı üzerinden yapılan satışlarda ürünü satın alan nihai müşterinin kim olduğunu biliyor ama bu firmalara fatura düzenlemediği için vergi numarasını ya da kimlik numarasını bilmiyor. Nihai müşterilere yaptıkları gerek satış gerekse servis amaçlı yapılan sevkiyatlar için düzenlenen e-İrsaliyeler bu tür firmalarda ciddi sıkıntılar yarattı.

e-İrsaliyedeki “Party”ler yetmedi. Nereye yazalım?

e-İrsaliye uygulama kılavuzundaki en karmaşık senaryolardan birisi zincir teslimattı. Malı sevk eden, teslim alan, asıl satan, asıl satın alan tüm taraflar bu senaryoda belirtilmişti. Yine uygulama kılavuzunda bahsedilen başka senaryo da lojistik merkezleri vasıtası ile yapılan sevkiyatlara ait senaryo idi. Zincir teslimatın lojistik firması vasıtası ile yapılması durumundaki en karmaşık senaryo için ise taraf (party) olarak tanımlanan etiketlerde lojistik firmasına ya da malı sevk eden firma bilgilerine yer verilecek bir etiket kalmadı. Bu yüzden alternatif çözümler uygulanmaya çalışıldı.

Malın sevkiyatını farklı bir firma yapıyorsa e-İrsaliyeyi kim düzenlemeli?

Matbu irsaliye döneminde sevkiyatı lojistik firmasının ya da bayi kanalı olan organizasyonlarda ana firma adına bayinin yapması durumunda, ana firma belirli sözleşme ve protokoller ile matbu irsaliyelerini sevkiyatı yapacak olan firmaya veriyor, sevkiyatı yapacak olan firma da bu matbu irsaliyeleri kullanarak ana firma adına sevkiyatı gerçekleştiriyordu. Aslında önceden de var olan ama birçok firma tarafından e-İrsaliyede farkına varılan başka bir yöntem daha vardı. O da sevkiyatı yapan lojistik firmasının ya da bayinin bazı şekil şartlarını sağlamak kaydıyla kendi irsaliyesi ile sevkiyatı yapabiliyor olmasıydı. Malı satan esas firma da düzenleyeceği faturada bu irsaliyeyi konu edebilirdi. Taraflar bu imkanı kimin ne sorumluluğu olduğunu netleştiremediği için kullanamadı.

Kantara kadar e-İrsaliyenin miktarına ne yazılacak?

Birçok firma, işletmeleri içerisinde kantar olmadığı için dökme ya da hurda satışlarında bulundukları organize sanayi bölgesindeki ya da en yakındaki kantarda ürünlerini tarttırıyor. Kantara kadar olan sevkiyat için düzenlenecek e-İrsaliyede miktara ne yazılması gerektiği netleşmemişti. 16 Temmuz’da yayımlanan güncel uygulama kılavuzunda; dökme ürün ya da hurda satışlarının sevki sırasında miktar belli değil ise tahmini bir miktar yazılacağı, teslimat sırasında netleşen miktarın teslim/tesellüm evrakları ile kayıt altına alınması gerektiği ve düzenlenecek faturada bu miktarın kullanılması gerektiği belirtildi. e-İrsaliyedeki miktar ile stok takip yazılımlarındaki miktarın farklı olması, yine e-İrsaliyedeki miktar ile e-Faturadaki miktarın farklı olması firmalarda tedirginlik yarattı ve bu çözüme ikna olmakta zorlandılar.

“Adet” ölçü birimi için hangi standart birim kullanılmalı?

e-İrsaliyede miktar için kullanılacak ölçü birimi listeleri zaten kılavuzlarda yayınlanmıştı. Hatta uluslararası kullanılan tüm standart ölçü birimi listelerinin bulunduğu kaynakların internet adresi de belirtildi. Bazı ölçü birimlerinin hangi durumda kullanılacağı tam kararlaştırılamadı. Örneğin “adet” için “C62” kullananlar da oldu “NIU” kullananlar da. Bu detay ilk başta önemsiz gibi gözükmekle birlikte tüm tarafların ortak bir kodlamada buluşması ileride yapılacak entegrasyonlarda ya da yapılacak olan risk analizlerinde önemli olacaktır. (Bu yazının yayımlandığı sırada Vergi Usul Kanunu 509 Sıra No’lu Genel Tebliğinin değişikliğine dair yayımlanan taslak tebliğde bu tür kodlamalar için standart getirileceğinden bahsediliyor.)

Notlar bölümünde yazılanlar hala aynı yerde mi olmalı?

Matbu irsaliye düzenlerken birçok bilgi (farklı teslim adresi, müşteri sipariş numarası vs.) ve notlar irsaliyenin alt bölümündeki notlar kısmına yazılıyordu. e-İrsaliyeye geçince de eski alışkanlıklar devam ettirildi ve birçok bilgi e-İrsaliye dosyasındaki not etiketlerine yazıldı. Halbuki bazı bilgilerin artık e-İrsaliyede ayrı yerleri vardı. Birçok firma bu bilgileri detaylı analiz edip olması gereken etiketler altına yazmayı yapmadı, yapamadı.

XML’deki her bilgi e-İrsaliye PDF/yazıcı çıktısında olmalı mı? Ya da hangi bilgiler PDF/yazıcı çıktısında gösterilmeli?

Genel prensip olarak yanlış anlaşılmalara izin vermemek için XML’deki tüm bilgilerin PDF/yazıcı çıktısında (görsel tasarımında da) da olması gerekir. Ancak XML içerisinde o kadar çok bilgi var ki bazen tüm bilgilerin PDF/yazıcı çıktısında gösterilmesi mümkün olmayabiliyor. En az zorunlu olan bilgilerin gösterilmesi varsayımı ile ilerlenebilir. Ancak örneğin opsiyonel olan asıl alıcı firma ya da asıl satıcı firma bilgilerinin e-irsaliye PDF/yazıcı çıktısında gösterilmemesi farklı sorunlar yaratabilir. Ayrıca e-İrsaliyedeki asıl alıcı ve asıl satıcı etiketleri altında da birçok bilgi vardır: Firmanın vergi numarası, ünvanı, adresi vs.

GİB’in yayımladığı örneklerde asıl alıcı ve/veya asıl satıcı firmanın adres bilgileri PDF/yazıcı çıktısında gösterilmemiştir. Belki bu konu özelinde GİB’in örnek e-irsaliyeleri baz alınabilir. Peki ya örneklerde yer almayan diğer bilgiler ne olacak?

“MATBUDAN” e-İrsaliye türü var mıydı yok muydu?

Taslak olarak yayınlanan e-İrsaliye Uygulama Kılavuzunda “MATBUDAN” diye bir e-İrsaliye türü getirilmişti. Neydi bu “MATBUDAN” e-İrsaliye türü? Eğer sevkiyat sırasında teknik imkansızlıklar sebebi ile (Örneğin internet bağlantısının kopması vs.) e-İrsaliye düzenlenemiyorsa, gerekli şekil şartlarına sağlayarak matbu kağıt irsaliye ile sevkiyat yapılabili, ve en geç izleyen gün içinde bu sevkiyatın “MATBUDAN” türünde e-İrsaliyesi düzenlenir. 29 Şubat 2020 tarihinde yayınlanan Uygulama Kılavuzunda bu ibare kaldırıldı. Ancak UBL-TR Kılavuzlarında bu ibare hala duruyordu. Hatta örnek irsaliye dosyası da vardı. 16 Temmuz 2020’de güncellenen Uygulama Kılavuzunda bu ibare tekrar geri geldi. Bu arada firmalar e-İrsaliye projelerinde bu imkânı kullanıp kullanmama konusunda tereddütte ettiler.

 

Bu makalede yer alan açıklamalar, yazarının konu hakkındaki kişisel görüşünü yansıtmaktadır. Makaledeki bilgi ve açıklamalardan dolayı EY ve/veya Kuzey YMM ve Bağımsız Denetim A.Ş.’ye sorumluluk iddiasında bulunulamaz. Mevzuatın sık değiştirilen ve farklı anlayışlarla yorumlanabilen yapısı nedeniyle, herhangi bir konuda uygulama yapılmadan önce konunun uzmanlarından profesyonel yardım alınmasını tavsiye ederiz.