Ticari defterler

M. Fatih Köprü | 29/06/2014 | (Tüm Yazılar)

Tacirler, yaptıkları ticari işlemleri defterlerine kaydetmek zorundalar. Fiziki veya elektronik ortamda tutulması gereken bu defterlerin neler olduğu, kayıt ve onay esasları ile ilgili genel çerçeve, Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesinde çizilmiş durumda. Devamında da Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılacak bir tebliğ ile ticari defterlere ilişkin esasların belirleneceğini hüküm altına alıyor.

Bu esasları belirleyen tebliğ (Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ) 19 Aralık 2012 tarihinde yayınlanarak yürürlüğe girdi. Tebliğde sadece fiziki olarak tutulan defterlerle ilgili açıklamalar yer alıyor. Elektronik defterlerle ilgili çok fazla bir bilgi yok. Elektronik defter tebliğine göre işlem yapılacağı belirtiliyor.

Bu yazımızda söz konusu yasa ve tebliğ kapsamında, ticari defterlerin fiziki ortamda nasıl tutulacağı, kayıt zamanı, açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları hakkında açıklamalar yapacağız. Konu özellikle Haziran sonuna kadar kapanış onayının yaptırılması gereken yevmiye defterleri açısından önem arz ediyor.

Tacir ve defterleri

Gerçek veya tüzel kişi olduğuna bakılmaksızın her tacirin;

► Yevmiye defteri,

► Defteri kebir ve

► Envanter defteri,

tutması gerekiyor.

Şahıs şirketleri bu defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defteri de tutmak zorundalar.

Anonim ve limited şirketler, her tacirin tutması gereken defterlere ek olarak, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundalar. Anonim şirketlerin bütün bunların yanında bir de yönetim kurulu karar defteri tutması gerekiyor.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun, şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabiliyor. Bu iki defter de açılış onayına tabi.

Yeni TTK ile artık pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defter olarak kabul ediliyor.

Pay defteri

Pay defteri limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği defterdir. Anonim şirketlerde pay defterine, pay sahibinin adı soyadı veya unvanı, iletişim bilgileri, varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerine ilişkin bilgiler, payın nominal değeri, sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar, payın tertibi, payın edinme tarihi, deftere kayıt tarihi, payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü, payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalara yer verilmesi gerekiyor.

Toplantı ve müzakere defteri

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususları ve alınan kararları kaydettikleri defterdir. Şahıs şirketlerinde ise yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar bu deftere kaydedilir.

Karar defteri

Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketlerde yönetim kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazıldığı defterdir. Defterde; karar tarihi, karar sayısı, toplantıda hazır bulunanlar, kararın içeriği ve üyelerin imzalarının bulunması gerekiyor.

İşletme defteri

Bu defterler şimdilik kullanılmaya devam edilebiliyor. Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu’na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar yukarıda belirtilen defterler yerine, işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam edecekler.

Açılış onayı

Tacirler tarafından; yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış tasdikinin kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılması gerekiyor.

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış tasdiklerinin ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar yapılması zorunlu. Yani hesap dönemi takvim yılı olan ve öteden beri faaliyetine devam eden tacirlerin 2015 yılı defterlerinin tasdik işlemlerini 2014 yılının Aralık ayı sonuna kadar tamamlamaları gerekiyor.

Belirtilen defterlerin tasdiki noterler tarafından yapılıyor. Ancak ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında yukarıda sayılan defterlerin açılış tasdiklerinin ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilmesi mümkün.

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu. Bu defterler yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle yeniden kullanılabiliyor.

Tasdike tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundalar.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri ise yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılabiliyor.

Bunun yanında limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam edilebiliyor.

Sicil tasdiknamesi

Açılış onayı ile ilgili en önemli değişikliklerden biri de, noterlere, açılış onayında ticaret sicili tasdiknamesi arama zorunluluğu getirilmesidir. Bu zorunluluk 2013 yılı defter tasdik işlemlerine özgü olarak Tebliğ’le yumuşatılmıştı.

Ancak söz konusu istisnai durum sadece 2013 yılını kapsadığından 2014 ve sonraki yıllara ilişkin açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde, noter tarafından ticaret sicili tasdiknamesi aranması gerekiyor. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanıyor.

Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış tasdiklerinde ise ticaret sicili tasdiknamesi aranmıyor.

Kayıt düzeni

Ticari defterler Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır. Kayıtların işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin düzenini açıklığını bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Buna göre kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.

Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan belgelere dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmünde kabul ediliyor. Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.

Kapanış onayı

Tebliğde kapanış tasdikinin ise sadece yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defteri için zorunlu olduğu belirtiliyor. Ancak limited şirketler tarafından tutulması durumunda, müdürler kurulu karar defterinin de kapanış tasdikine tabi olduğu unutulmamalıdır.

Yönetim kurulu karar defteri ile limited şirketler tarafından tutulması durumunda müdürler kurulu karar defterinin kapanış onayının, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılması gerekiyor.

Yevmiye haziran sonu

Yevmiye defterinin; izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunlu. Buna göre 2013 yılına ilişkin yevmiye defterlerinin 30 Haziran Pazartesi gününe kadar kapanış onayının yaptırılması unutulmamalı.

Yukarıda belirtilen tasdike tabi defterlerin tasdik işleminin yaptırılmaması halinde, TTK’nın 562. maddesi uyarınca her bir defter için 4 bin 481 lira (2014 yılı için) idari para cezası ile karşı karşıya kalınabileceğini hatırlatmak isteriz.

Defterlerin saklanması

Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde 10 yıl saklamakla yükümlü. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlıyor.

Gerçek kişi olan tacirin ticareti terk etmesi halinde kendisi, ölümü halinde ise mirasçıları tarafından defter ve kâğıtların yine 10 yıl süreyle saklanması gerekiyor. Tüzel kişiliğin sona ermesi durumunda ise defter ve kâğıtlar aynı süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanıyor.