Akaryakıt ve sigara satışlarında yeni kayıt sistemi

M. Fatih Köprü | 06/10/2013 | (Tüm Yazılar)

Bütün işlemlerimiz neredeyse elektronik hale geldi. Alışverişlerimizi bile artık dükkan dükkan gezerek değil, oturduğumuz yerden, internetten yapıyoruz. Maliye Bakanlığı da birçok uygulamasında elektronik sistemleri kullanıyor. Bazı istisnalar dışında hemen hemen tüm beyannameler elektronik ortamda veriliyor. Bildirimler için de aynı şey geçerli.

Bunun dışında, mükelleflerin özellikle faaliyet hacimlerinin artması, işlemlerin daha hızlı ve güvenilir bir şekilde gerçekleştirilmesi ihtiyacını da beraberinde getiriyor. Belge düzenlenmesinden, bu belgelerin defterlere kaydedilmesine veya defter ve belgelerin saklanmasına kadar birçok işlem elektronik olarak yapılabiliyor. Bu uygulamaların birçok durumda mükelleflerin hayatlarını kolaylaştırdığı açık.

Kayıt dışı ile mücadele

Maliye Bakanlığı tarafından elektronik uygulamaların kullanılması veya mükelleflerin kullanmaya teşvik edilmesinin nedenlerinin başında, vergi kayıp ve kaçağının önlenmesi ve kayıt dışılıkla mücadele geliyor. Elektronik uygulamaların bu mücadeleye yaptığı katkılar inkar edilemez.

Bu mücadelede aslında iyi bir denetim sistemine de ihtiyaç var. Denetlenen mükellef sayısının artırılarak, denetimin daha verimli hale getirilmesi de kayıt dışılıkla mücadelenin olmazsa olmazı.

Taslak tebliğ

Bakanlık tarafından geçtiğimiz günlerde internet sitesinde bir tebliğ taslağı yayınlandı. Bu taslak tebliğ ile vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülmesi amacına yönelik olarak, bazı mükellefler için yeni bir elektronik kayıt sistemi getirilmek istendiğini görüyoruz.

Kısaca; akaryakıt ve akaryakıt ürünlerinin üretimi, dağıtımı ve satışını gerçekleştiren mükellefler ile tütün mamullerinin üretimi, pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren mükelleflerin stok, alış-satış ve ithalat-ihracat verilerinin elektronik ortamda kaydedilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi (Kayıt Saklama Gereksinimleri) söz konusu tebliğ taslağının konusunu oluşturuyor.

E-defterden farklı

Bazı mükellefler için elektronik defter tutma zorunluluğu 2014 yılından itibaren başlıyor. Bu taslak tebliğ ile getirilen uygulama için elektronik defter uygulamasına dahil olma şartı yok. Yani taslak tebliğ aynı şekilde yayımlanırsa; e-defter, e-fatura sistemine dahil olan mükelleflerin yanında, kayıtlarını bilgisayar ortamında tutan ama notere tasdik ettirilen kağıt defterlere bastıran mükellefler de bilgisayardaki kayıtlarında tebliğ taslağında belirtilen bilgilere yer verecekler. Ayrıca bu kayıtları yine elektronik olarak saklayıp, gerektiğinde ibraz edecekler.

Petrol ürünü ve madeni yağ satanlar

Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (I) sayılı listede genel olarak petrol (benzin, mazot ve LPG gibi) ve doğal gaz ürünleri, solvent ve türevleri ile madeni yağlar yer alıyor. Bu malların ithalatçıları ile rafineriler dahil bu malları imal edenler ile müzayede yoluyla satışını yapanlar ÖTV mükellefi olmak zorundalar. Bu mükellefler tebliğ taslağı ile getirilmesi planlanan kayıt yükümlülüğü kapsamında bulunuyorlar.

Ayrıca ÖTV mükellefi olmasalar dahi Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar da kapsama giriyorlar.

Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG (sıkıştırılmış doğal gaz), depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar ile Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar da bu zorunluluk kapsamındalar.

Sigara üretip satanlar

Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan; Tütün Ticareti Yetki Belgesi veya Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler tarafından kayıtların tebliğde belirtilen esaslar çerçevesinde tutulması gerekiyor.

Ayrıca Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler de tebliğ kapsamında bulunuyorlar.

Kayıtlarda olması gereken bilgiler

Genel olarak bütün işlemlere ilişkin kayıtlarda; yevmiye tarihi ve numarası, belgenin tarih ve sıra numarası gibi bilgilerin yer alması gerektiğini görüyoruz. Bu bilgilerin birçoğu zaten Vergi Usul Kanunu kapsamında olması gereken ve uygulamada da kayıtlarda yer alan bilgiler.

Tebliğ taslağı uyarınca, bu bilgilerin yanında elektronik olarak daha birçok bilginin kayıtlara alınması gerekiyor. Örneğin satış işlemlerinde faturada yer alan bilgilerin hemem hemen hepsinin kayıtlara alınması gerektiğini görüyoruz. Bu bilgiler; alıcının adı soyadı, unvanı, vergi numarası veya gerçek kişiler için T.C. kimlik numarası, ürün kodu, satılan her bir malın veya sunulan hizmetin cinsi, ölçü birimi (lt, adet, kg gibi) miktarı,  fiyatı, tutarı, satış belgesinde gösterilmesi gereken vergiler (KDV, ÖTV gibi), indirim ve iskontolar ile belge toplam tutarı olarak sayılıyor.

Alış kayıtlarında da benzer şekilde; satıcıya ilişkin bilgilerin yanında her bir ürün bazında alış faturasında yer alan bilgilerin neredeyse tamamının elektronik olarak kayıtlara alınması gerekiyor.

İthalat ve ihracat kayıtlarında ise satıcı veya alıcıya ilişkin bilgilerin (adı, soyadı veya unvanı, ülkesi, kodu gibi) yanı sıra, ithalatın/ihracatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi, fiili ihraç/ithal tarihi, gümrük beyannamesinin tescil tarih ve numarası, ithal veya ihraç edilen her bir mala ilişkin bilgilerin (cinsi, miktarı, ölçü birimi, birim fiyat tutar belgede gösterilmesi gereken vergiler, belge toplamı gibi) bulunması gerekiyor.

Tebliğ taslağında ayrıca; üretim girdi ve çıktı kayıtları ile dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtlarında yer alması gereken bilgilere ayrıntılı olarak yer veriliyor.

Mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde yukarıdaki kayıtlara ilave bilgiler de ekleyebilirler. Bu durumda muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ilave bilgileri de kapsıyor.

Kayıt ve ibraz

Taslak tebliğde belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve yine istenildiğinde ibraz edilmek üzere elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur.

Bu kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi (Microsoft excel, open document elektronik tablo dosyası, düz metin dosyası gibi) ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olması isteniyor.

Erişilebilir de olmalı

Elektronik kayıtların istenildiğinde kolaylıkla erişilebilir, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntülenebilir ve kâğıt baskıları üretilebilir şekilde yapılması gerekiyor. Belirttiğimiz özelliklere sahip olması şartıyla mükellefler diledikleri yazılım ve donanım bileşimini kullanabilirler.

Gerekli görülen durumlarda Maliye Bakanlığı bu kayıtların ibrazını, belirlenecek standartlara uygun olarak mükelleflere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması da dahil olmak üzere farklı yöntemler kullanmak suretiyle isteyebilecek.

Türkiye’de saklanmalı

Muhafaza ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluşturulan kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilir.

Ne kadar zaman var

Tebliğ taslağı aynen yayımlanırsa, yayım tarihi itibarıyla yürürlüğe girecek. Ancak yukarıda da belirtmeye çalıştık. Bu kayıt sisteminin uygulanabilmesi için hem bilgisayar sistem yatırımı (yazılım ve/veya donanım), hem de bazı durumlarda personel yatırımı gerekebilir.

Zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin kullandıkları bilgisayar programları bu verilerin girilmesi ve saklanması konusunda yeterli desteği vermeyebilir. Yazılımda değişiklikler yapılarak sisteme uygun hale getirilmesi veya bazı durumlarda tamamen yeni bir yazılım alınması gerekebilir. Program uygun olsa da belirtilen bilgilerin birçoğunun manuel olarak girilmesi ihtiyacı olacaktır. Bu durumda da yeni personel ihtiyacı gündeme gelebilecektir.

Bütün bunların, kapsama giren mükelleflerin birçoğu için parasal bir yük anlamına geldiği açıktır. Aynı zamanda bu hazırlıklar için belli bir süre de gereklidir. Bilgisayar sistemlerinin yeni kayıt düzenine uyumlu hale getirilmesi, test aşamalarının geçilmesi, kayıtların istendiği şekilde gerçekleştirilmesi ve gerektiğinde ibraz edilebilmesi için bir geçiş süresi verilmesinin uygun olacağını düşünüyoruz.